Qué documentos dar a tu gestoría cada trimestre

Cada trimestre pasa lo mismo: el día 10 tu gestor te escribe pidiendo facturas que no encuentras, el 17 le mandas un zip con fotos de tickets y el 19 te dice cuánto vas a pagar de IVA. No queda tiempo para revisar nada ni para preparar la tesorería.

¿Qué documentos pide la gestoría cada trimestre?

Tu gestoría necesita todo lo que explique cada euro que ha entrado o salido de tus cuentas en el trimestre: facturas emitidas, facturas recibidas, extractos bancarios y los documentos de nóminas, alquileres y operaciones con la UE. Con eso prepara el modelo 303 de IVA y, según tu caso, el 111, el 115, el 130 o el 349.

Lista para una SL

• Todas las facturas emitidas del trimestre, incluidas las rectificativas.
• Todas las facturas recibidas a nombre de la sociedad, con su NIF.
• Extractos de todas las cuentas de la sociedad, también las de Wise u otros bancos extranjeros.
• Nóminas, seguros sociales y facturas de profesionales con retención (111).
• Recibos del alquiler del local si el arrendador factura con retención (115).
• Facturas de clientes y proveedores de otros países de la UE (349).
• Pólizas, contratos de leasing o renting y préstamos nuevos.
• Movimientos sin factura: aportaciones o préstamos de socios, devoluciones.

Lista para un autónomo

La lista es casi la misma, con dos diferencias. Si estás en estimación directa, la gestoría prepara también el modelo 130 de pago fraccionado del IRPF, así que necesita todos tus gastos de la actividad, no solo los que llevan IVA (cuota de autónomo, seguros, comisiones bancarias). Y si usas una sola cuenta para todo, marca qué movimientos son personales.

¿Por qué el gestor insiste en la factura completa y no en el ticket?

Porque para deducir el IVA necesitas una factura a tu nombre con el IVA desglosado. Un ticket normal no lo permite. La alternativa es una factura simplificada en la que el vendedor añada tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA por separado, algo que el artículo 7.2 del Reglamento de facturación le obliga a hacer si se lo pides como empresario.

En la práctica: pide factura con tu NIF en el momento. En compras online, descarga la factura de tu cuenta de cliente; el email de confirmación del pedido no sirve. Tienes más detalle sobre qué datos debe llevar en cuándo una factura sirve para deducir el IVA.

¿Qué son los libros registro de IVA y quién los hace?

Son los registros obligatorios de todas tus facturas, y normalmente los monta tu gestoría a partir de los documentos que le das. El artículo 62 del Reglamento del IVA obliga a empresarios y profesionales a llevar, con carácter general, cuatro libros: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

Lo importante para ti son los plazos. Según el artículo 69 del mismo reglamento, las operaciones deben estar anotadas antes de que termine el plazo para presentar la declaración del periodo. Y las facturas recibidas se anotan en el periodo en que se deduce su IVA. Si una factura llega tarde, el gestor no puede deducirla en el trimestre que tocaba y tendrá que hacerlo más tarde.

Quien liquida el IVA por meses lleva estos libros en la sede de la AEAT (SII). El resto puede usar el formato electrónico común de la Agencia Tributaria, que también se importa en el Pre303.

¿Cómo cuadrar cada movimiento del banco con un documento?

Recorre el extracto línea a línea y pon al lado de cada movimiento su factura, su nómina o su explicación. Ahí aparecen los olvidos: la suscripción pagada con tarjeta, el cobro de un cliente sin factura emitida, la comisión de Wise o el cargo del leasing.

1. Descarga el extracto de cada cuenta y cada tarjeta, también las extranjeras.
2. Marca los cobros y busca la factura emitida de cada uno.
3. Marca los pagos y busca la factura recibida de cada uno.
4. Lo que no tenga documento, pídelo al proveedor ya o anota qué es (traspaso entre cuentas, préstamo, gasto personal).
5. Envía al gestor la lista de lo que falta, no solo lo que tienes.

¿Cuánto tiempo hay que guardar facturas y libros?

Como mínimo cuatro años para Hacienda, y seis años si eres empresa por el Código de Comercio. El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción del derecho de Hacienda a liquidar, y ese plazo empieza a contar desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración (artículo 67). Mientras no prescriba, debes poder justificar tus datos (artículo 70).

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento. Hay casos más largos: si tu SL compensa bases imponibles negativas, Hacienda puede comprobarlas hasta diez años después (artículo 66 bis LGT), así que guarda los documentos que las justifican.

¿Cómo cerrar el trimestre sin agobios?

Dedica 20 minutos a la semana en lugar de un día entero al final. Una rutina sencilla:

• Cada lunes: reenvía a una carpeta o a tu gestoría las facturas recibidas de la semana. Descarga las de Amazon, Google, Meta y demás plataformas.
• Cada lunes: emite las facturas pendientes de la semana anterior.
• Cada viernes: revisa los movimientos del banco de la semana y apunta lo que no tiene factura.
• Fin de mes: descarga los extractos de todas las cuentas y tarjetas.
• Primera semana tras el trimestre: envía el paquete completo y la lista de pendientes.

Así conoces el importe antes de que acabe el plazo. Para el tercer trimestre de 2026, el 303, el 111, el 115 y el 130 se presentan del 1 al 20 de octubre, y si pagas por domiciliación el plazo termina antes, el 15. Tienes el calendario completo y lo que pasa si te retrasas en plazos y recargos de Hacienda.

¿Qué preguntar al gestor antes de firmar el 303?

Pide un borrador con tiempo y pregunta:

1. ¿Cuál es el IVA repercutido y el soportado, y de dónde salen?
2. ¿Qué facturas has dejado fuera y por qué (falta el NIF, es un ticket, llegó tarde)?
3. ¿Hay operaciones con la UE o con inversión del sujeto pasivo? ¿Cuadran con el 349?
4. ¿Hay saldo a compensar de trimestres anteriores y se ha aplicado?
5. ¿Cuánto se paga en total este mes entre 303, 111, 115 y 130, y qué día se carga?
6. ¿Falta algún documento que cambie el resultado?

Si facturas a clientes de otros países de la UE, revisa también cómo facturar operaciones intracomunitarias.

Preguntas frecuentes

Cómo ayuda Fiscalm

Casi todos estos problemas vienen de juntar los documentos al final. Fiscalm recoge las facturas de tu email (Gmail) y los extractos de Santander y Wise a medida que llegan, separa los PDF que traen varias facturas, las reconoce con IA y las revisa con más de 20 reglas: NIF validado con la AEAT, NIF-IVA europeo con VIES, campos obligatorios, cálculo del IVA, inversión del sujeto pasivo y duplicados. Cruza cada movimiento del banco con su factura y te dice qué falta.

Con eso ves el calendario fiscal con importes (303, 111, 115, 130, 349, 202…), un borrador del 303 casilla a casilla, los libros registro de IVA en formato AEAT, los resúmenes del 347 y el 349 y un paquete trimestral para tu gestoría, también en Google Drive. Tu gestor puede tener su propia cuenta. Fiscalm no presenta declaraciones. La beta privada empieza en noviembre de 2026, con 20 plazas de fundador y gratis durante la beta.

Fuentes

• BOEReglamento del IVA, RD 1624/1992, artículos 62 y 69 (BOE)
• BOELey 58/2003 General Tributaria, artículos 66, 66 bis, 67 y 70 (BOE)
• BOECódigo de Comercio, artículo 30 (BOE)
• BOEReglamento de facturación, RD 1619/2012, artículos 6, 7 y 19 (BOE)
• AEATLibros registro de IVA y formato electrónico común (Agencia Tributaria)
• AEATCalendario del contribuyente 2026: plazos de autoliquidaciones y domiciliación (Agencia Tributaria)