Какие документы нужны gestoría каждый квартал
Чек-лист для autónomo и SL в Испании. Счета, выписки, зарплаты, аренда и операции в ЕС. Закрывайте квартал спокойно и узнавайте сумму налога заранее.
Каждый квартал одно и то же: за десять дней до срока ваш gestor (бухгалтер из gestoría, бухгалтерской фирмы) просит счета, которые вы не можете найти, вы отправляете ему фотографии чеков, а сумму НДС к оплате узнаёте за день до дедлайна. Ниже полный список того, что нужно gestoría, и простой порядок работы, при котором документы готовы ещё до того, как их попросят.
Какие документы нужно отдавать gestoría каждый квартал?
Gestoría нужно всё, что объясняет каждое поступление и каждое списание по вашим счетам за квартал: выставленные и полученные счета, банковские выписки, документы по зарплатам, аренде и операциям с ЕС. На их основе бухгалтер готовит modelo 303 (квартальную декларацию по IVA, испанскому НДС) и, в зависимости от ситуации, modelo 111, 115, 130 или 349.
| Документ | Где взять | Зачем он gestor |
|---|---|---|
| Выставленные счета (facturas emitidas) | Программа для выставления счетов | Начисленный IVA в 303 и книга выставленных счетов |
| Полученные счета (factura completa с вашим NIF) | Почта, кабинеты поставщиков, Amazon, Google, Meta | IVA к вычету и книга полученных счетов |
| Выписки по всем счетам | Онлайн-банк, а также Wise, Revolut и любые зарубежные счета | Сверить каждую операцию с документом |
| Оплаты картой и счета к ним | Выписка по карте и письма продавцов | Чтобы ни одно списание не осталось без документа |
| Зарплаты и удержания с фрилансеров | Кадровый отдел gestoría, счета специалистов с IRPF | Modelo 111 |
| Договор и счета за аренду офиса | Договор и счета арендодателя | Modelo 115 и расход |
| Счета клиентам и от поставщиков из ЕС | Программа и почта | Modelo 349 и inversión del sujeto pasivo в 303 |
| Страховки, лизинг, кредиты | Полис, договор, график платежей | Расход, IVA где он есть, сверка с банком |
| Чеки (tickets) | Кошелёк, фото в телефоне | IVA по ним вычитается, только если это счёт с вашими данными |
Если у вас SL
- Все выставленные счета за квартал, включая корректировочные (rectificativas).
- Все полученные счета на имя компании с её NIF (налоговым номером).
- Выписки по всем счетам компании, включая Wise и иностранные банки.
- Зарплаты, взносы и счета специалистов с удержанием IRPF (для 111).
- Счета за аренду помещения с удержанием (для 115).
- Счета клиентам и поставщикам из других стран ЕС (для 349).
- Новые полисы, договоры лизинга, рентинга и кредитов.
- Операции без счёта: взносы и займы учредителей, возвраты.
Если вы autónomo
Autónomo, то есть индивидуальный предприниматель, отдаёт почти то же самое. Если вы на estimación directa, gestoría готовит ещё modelo 130, авансовый платёж по подоходному налогу IRPF. Для него нужны все расходы деятельности, даже без IVA: взнос autónomo, страховки, банковские комиссии. Если у вас один счёт на всё, отметьте личные операции.
Почему gestor просит factura completa, а не чек?
Потому что для вычета IVA нужен счёт на ваше имя с отдельно указанным налогом. Обычный кассовый чек для этого не подходит. Подойдёт и упрощённый счёт (factura simplificada), если продавец впишет ваш NIF, адрес и сумму IVA отдельной строкой. Статья 7.2 Reglamento de facturación обязывает его это сделать, если вы как предприниматель об этом просите.
Просите счёт сразу, с вашим NIF. При покупках онлайн скачивайте счёт из личного кабинета, письмо с подтверждением заказа не подходит. Подробнее о реквизитах в статье когда счёт даёт право на вычет IVA.
Что такое libros registro de IVA и кто их ведёт?
Это обязательные реестры всех ваших счетов, и обычно их составляет gestoría по вашим документам. Статья 62 Reglamento del IVA обязывает предпринимателей вести, как правило, четыре книги: выставленных счетов, полученных счетов, основных средств и отдельных внутриевропейских операций.
Вам важны сроки. По статье 69 того же регламента операции должны быть внесены в книги до окончания срока подачи декларации за период. Полученные счета вносятся в том периоде, в котором вычитается их IVA. Если счёт пришёл поздно, gestor не сможет учесть его в нужном квартале.
Те, кто подаёт IVA ежемесячно, ведут книги прямо на сайте AEAT (Agencia Tributaria, испанская налоговая) через систему SII. Остальные могут использовать единый электронный формат AEAT, который также загружается в Pre303.
Как сверить каждую банковскую операцию с документом?
Пройдите выписку построчно и найдите для каждой операции счёт, зарплатную ведомость или объяснение. Именно здесь всплывают забытые вещи: подписка, оплаченная картой, оплата клиента без выставленного счёта, комиссия Wise, платёж по лизингу.
- Скачайте выписки по всем счетам и картам, включая зарубежные.
- Для каждого поступления найдите выставленный счёт.
- Для каждого списания найдите полученный счёт.
- Чего нет, сразу запросите у поставщика или подпишите, что это (перевод между своими счетами, заём, личный расход).
- Отправьте gestor не только документы, но и список недостающего.
Сколько лет хранить счета и книги в Испании?
Минимум четыре года для Hacienda (так в Испании обычно называют налоговую), а компаниям шесть лет по Código de Comercio. Статья 66 Ley General Tributaria устанавливает четырёхлетний срок давности, и считается он со дня после окончания срока подачи декларации (статья 67). Пока срок не истёк, вы должны уметь подтвердить свои данные (статья 70).
Статья 30 Código de Comercio требует хранить книги, переписку и подтверждающие документы шесть лет с последней записи. Бывает и дольше: если SL переносит налоговые убытки, Hacienda может проверить их в течение десяти лет (статья 66 bis LGT).
Как закрыть квартал без аврала?
Тратьте 20 минут в неделю вместо целого дня в конце квартала:
- Понедельник: пересылайте в папку или в gestoría полученные за неделю счета, скачивайте счета Amazon, Google, Meta.
- Понедельник: выставляйте счета за прошлую неделю.
- Пятница: просматривайте банковские операции за неделю и отмечайте, к чему нет счёта.
- Конец месяца: скачивайте выписки по всем счетам и картам.
- Первая неделя после квартала: отправляйте полный пакет и список недостающего.
За третий квартал 2026 года 303, 111, 115 и 130 подаются с 1 по 20 октября, а при оплате через domiciliación (автосписание) срок заканчивается раньше, 15 октября. Календарь и последствия опозданий описаны в статье сроки и надбавки Hacienda.
Что спросить у gestor перед подписанием 303?
Попросите черновик заранее и уточните:
- Сколько IVA начислено и сколько к вычету, из каких счетов это складывается?
- Какие счета не учтены и почему (нет NIF, это чек, пришёл поздно)?
- Есть ли операции с ЕС или inversión del sujeto pasivo, сходятся ли они с 349?
- Есть ли остаток к зачёту с прошлых кварталов и учтён ли он?
- Сколько всего платить в этом месяце по 303, 111, 115 и 130 и когда спишут деньги?
- Не хватает ли документа, который меняет результат?
Если вы работаете с клиентами из ЕС, посмотрите также как выставлять счета в другие страны ЕС.
Частые вопросы
Нужно ли отдавать gestoría выписки Wise и зарубежных банков?
Да. Gestor нужны операции по всем счетам, которые использует ваш бизнес, в Испании и за её пределами. Без них он не сможет проверить, что у каждого поступления и списания есть счёт, и часть доходов или расходов может выпасть.
Можно ли вычесть IVA по кассовому чеку?
По обычному чеку нельзя. Нужна factura completa или упрощённый счёт, где указаны ваш NIF, адрес и сумма IVA отдельно. Продавец обязан добавить эти данные, если вы просите об этом как предприниматель.
Сколько лет хранить счета в Испании?
Не меньше четырёх лет со дня окончания срока подачи декларации, это срок давности по Ley General Tributaria. Компании по Código de Comercio хранят документы шесть лет с последней записи в книгах. Если вы переносите налоговые убытки, документы по ним нужны до десяти лет.
Кто отвечает за libros registro de IVA, я или gestor?
Обязанность лежит на вас как на предпринимателе, даже если книги составляет gestoría. Записи должны быть внесены до окончания срока подачи декларации за период. Поэтому поздно переданные документы означают и поздно заполненные книги.
Что делать, если счёт нашёлся после подачи 303?
Если это полученный счёт, его IVA обычно можно вычесть в одном из следующих периодов в пределах законного срока. Если это выставленный счёт, который не попал в декларацию, придётся исправлять декларацию за исходный период, а это может повлечь надбавку. Поэтому банк лучше сверять до подачи.
Как с этим помогает Fiscalm
Большая часть этих проблем возникает, когда документы собирают в последний момент. Fiscalm собирает счета из почты (Gmail) и выписки Santander и Wise по мере поступления, сам разделяет PDF с несколькими счетами, распознаёт их с помощью ИИ и проверяет по 20+ правилам: NIF через AEAT, европейский номер плательщика НДС через VIES, обязательные реквизиты, расчёт IVA, inversión del sujeto pasivo, дубликаты. Каждая банковская операция сопоставляется со счётом, и вы видите, чего не хватает.
Дальше вы видите налоговый календарь с суммами (303, 111, 115, 130, 349, 202…), черновик 303 по строкам, libros registro de IVA в формате AEAT, сводки для 347 и 349 и квартальный пакет для gestoría, в том числе в Google Drive. У вашего gestor может быть свой аккаунт. Fiscalm не подаёт декларации. Закрытая бета стартует в ноябре 2026 года: 20 мест для первых пользователей, бесплатно на время беты.
Источники
- BOEReglamento del IVA, RD 1624/1992, статьи 62 и 69 (BOE)
- BOELey 58/2003 General Tributaria, статьи 66, 66 bis, 67 и 70 (BOE)
- BOECódigo de Comercio, статья 30 (BOE)
- BOEReglamento de facturación, RD 1619/2012, статьи 6, 7 и 19 (BOE)
- AEATLibros registro de IVA и единый электронный формат (Agencia Tributaria)
- AEATНалоговый календарь 2026: сроки подачи и автосписания (Agencia Tributaria)
Fiscalm сам собирает счета и выписки, проверяет их по базам AEAT и VIES и говорит, что, когда и сколько платить. Бесплатная закрытая бета с ноября 2026: 20 мест для основателей.
Занять местоОбщая информация на указанную дату; не заменяет консультацию специалиста по вашей ситуации.