Requisitos de la factura para deducir el IVA
Qué debe llevar una factura para deducir el IVA, cuándo un ticket no basta, qué hacer si tu NIF está mal y cuánto tiempo tienes para deducirlo.
Pagaste la factura con el IVA incluido y das por hecho que lo recuperas en el 303. Luego tu gestoría te dice que esa cuota no se puede deducir: es un ticket, falta tu NIF o el proveedor es extranjero. El dinero ya salió de tu cuenta y la deducción no llega.
Casi siempre el problema es el documento, no el gasto. Aquí tienes las reglas, con sus artículos, y qué hacer en cada caso.
¿Qué necesita una factura para poder deducir el IVA?
Necesitas una factura original que cumpla todos los requisitos del Reglamento de facturación. Según el artículo 97 de la Ley del IVA, un documento que no los cumpla todos no justifica la deducción hasta que se rectifique.
Además, el gasto tiene que estar afecto a tu actividad (art. 95 LIVA) y no puedes deducir más IVA del que aparece consignado de forma expresa y separada en la factura.
El contenido obligatorio de una factura completa está en el artículo 6 del RD 1619/2012:
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Las facturas deben ser correlativas dentro de cada serie. Las rectificativas van en serie propia |
| Fecha de expedición | Marca el periodo y el cómputo de plazos |
| Nombre y apellidos o razón social completa del emisor y del destinatario | La factura tiene que identificar a quien deduce |
| NIF del emisor y del destinatario | En una operación normal entre empresas en España, el NIF del destinatario es obligatorio |
| Domicilio del emisor y del destinatario | Forma parte de la identificación de ambas partes |
| Descripción de la operación, base imponible y precio unitario sin IVA | Sin descripción no se puede comprobar que el gasto es de tu actividad |
| Tipo de IVA aplicado | Permite comprobar que la cuota es correcta |
| Cuota de IVA consignada por separado | Solo puedes deducir la cuota que figure así |
| Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición | Determina el devengo |
| Mención de exención o "inversión del sujeto pasivo", si procede | Explica por qué no hay IVA repercutido |
El proveedor que factura a otra empresa o profesional tiene hasta el día 16 del mes siguiente al devengo para expedir la factura (art. 11 RD 1619/2012).
¿Sirve un ticket o factura simplificada para deducir el IVA?
Un ticket normal no sirve, porque no lleva tus datos ni la cuota separada. La factura simplificada (art. 7 RD 1619/2012) solo exige el NIF y el nombre del emisor, el tipo de IVA y el importe total.
Se puede emitir hasta 400 euros con IVA incluido y hasta 3.000 euros en sectores como comercio minorista, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquería, aparcamiento o peajes (art. 4).
Para que te sirva para deducir, el artículo 7.2 obliga al emisor a añadir, si eres empresario o profesional y lo exiges:
- tu NIF,
- tu domicilio,
- la cuota de IVA repercutida, por separado.
Lo práctico: al pagar, da tu NIF, tu nombre o razón social y tu dirección, y pide la cuota desglosada. Si ya tienes el ticket, pide cuanto antes la factura completa con tus datos.
¿Qué pasa si la factura está a nombre de otra persona o con el NIF mal?
No puedes deducir esa cuota hasta que tengas una factura corregida. Una factura a nombre de tu pareja, de tu SL cuando el gasto es tuyo como autónomo (o al revés), o con un dígito mal en el NIF no cumple el artículo 6. Y según el artículo 97.Dos LIVA, sin rectificación no hay deducción.
Casos típicos:
- La SL compra un portátil y la factura sale a nombre del administrador como persona física.
- Usas tu cuenta personal de Amazon y la factura no lleva tu NIF profesional.
La solución la emite el proveedor, no tú. Pídele una factura rectificativa con los datos correctos. Deducirás el IVA en el periodo en que la recibas o en los siguientes, dentro del plazo de cuatro años.
¿Puedo deducir el IVA de una factura de un proveedor extranjero?
Sí, pero normalmente deduces el IVA que declaras tú, no el del proveedor. Cuando un empresario no establecido en España te presta un servicio, el sujeto pasivo eres tú (art. 84.Uno.2.º LIVA). Es la inversión del sujeto pasivo: la factura llega sin IVA español, tú lo autoliquidas en el 303 como devengado y, si el gasto está afecto, lo deduces en la misma declaración. El efecto neto suele ser cero, pero las dos partes tienen que aparecer.
Lo que falla a menudo:
- El proveedor de la UE te cobra su IVA local (por ejemplo, el irlandés o el alemán). Ese IVA no se deduce en el 303. Si el proveedor no tiene tu número de IVA intracomunitario, no te tratará como empresa.
- La factura de un proveedor de la UE debe cumplir los requisitos del artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE (art. 97.Uno.4.º LIVA). Entre ellos, tu número de IVA y la mención a la inversión del sujeto pasivo.
- En las importaciones de fuera de la UE, el justificante no es la factura del proveedor, sino el documento de la liquidación de la importación (el DUA).
Si además vendes a clientes de la UE, revisa cómo facturar operaciones intracomunitarias.
¿Cuánto tiempo tengo para deducir el IVA de una factura?
Tienes cuatro años desde que nace el derecho a deducir, que en general es cuando se devenga el IVA (arts. 98 y 99.Tres LIVA). Pasado ese plazo, el derecho caduca (art. 100).
Puedes deducir la cuota en el periodo en que la soportas o en cualquiera de los siguientes. Se entiende soportada cuando recibes la factura (art. 99.Cuatro). Una factura de marzo que te llega en septiembre se deduce desde el tercer trimestre. Si se te pasa, puedes incluirla en un trimestre posterior.
Para saber cuándo vence cada declaración, consulta los plazos y recargos de Hacienda.
¿Qué gastos tienen el IVA no deducible o limitado?
Vehículos de turismo. Se presumen afectos al 50% (art. 95.Tres.2.ª LIVA). La misma regla se aplica a combustible, recambios, reparaciones, parking y peajes de ese vehículo (art. 95.Cuatro). El 100% se presume solo en casos tasados, como vehículos mixtos para mercancías, transporte de viajeros, autoescuelas o agentes comerciales. Para deducir más del 50% tienes que probar el uso real, y la declaración o la contabilidad no bastan como prueba.
Restaurantes, viajes y hoteles. El IVA solo es deducible si el gasto es deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades (art. 96.Uno.6.º).
Regalos y atenciones a clientes o empleados. No son deducibles (art. 96.Uno.5.º), salvo las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor.
Otros excluidos. Joyas, alimentos, bebidas y tabaco, espectáculos y servicios recreativos (art. 96.Uno).
Gastos personales. Lo que usas para necesidades privadas no está afecto a la actividad y su IVA no se deduce (art. 95). Tampoco los bienes que no figuran en tu contabilidad ni en tus libros registro.
¿Cómo se corrige una factura incorrecta?
Con una factura rectificativa que emite quien hizo la factura original (art. 15 RD 1619/2012). Es obligatoria cuando la factura no cumple el artículo 6 o el 7 y cuando la cuota se calculó mal. Debe expedirse en cuanto se conozca el error y siempre dentro de los cuatro años desde el devengo.
Cómo hacerlo:
- Escribe al proveedor con el número y la fecha de la factura y el dato que falla (NIF, nombre, domicilio, tipo o cuota).
- Comprueba que la rectificativa va en una serie propia e identifica la factura que corrige.
- Registra la rectificativa y deduce el IVA en el periodo en que la recibes.
No taches ni edites el PDF tú mismo. Un documento modificado por el destinatario no es una factura rectificativa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el IVA de un ticket de restaurante?
Con un ticket sin tus datos, no. Necesitas una factura completa, o una simplificada con tu NIF, tu domicilio y la cuota desglosada. Además, el IVA de restauración solo se deduce si el gasto es deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades.
¿La factura tiene que llevar mi NIF para deducir el IVA?
Sí, en una compra normal a un proveedor español. El artículo 6 del RD 1619/2012 exige el NIF del destinatario en las operaciones realizadas en España por un empresario establecido aquí. Sin tu NIF, necesitas una factura rectificativa.
¿Cuánto IVA puedo deducir de mi coche?
En general, el 50%, porque la ley presume ese grado de uso en la actividad. Solo se presume el 100% en casos concretos, como transporte de mercancías en vehículos mixtos, taxis, autoescuelas o representantes comerciales. Si quieres deducir más del 50%, debes probar el uso real con cualquier medio admitido en derecho.
Me olvidé de incluir una factura en el 303. ¿La he perdido?
No. Puedes deducirla en un periodo posterior, siempre que no hayan pasado cuatro años desde que se devengó el IVA. No hace falta rectificar el trimestre anterior para eso.
¿Por qué no puedo deducir el IVA que me cobró un proveedor de otro país de la UE?
Porque ese IVA es de otro Estado y no entra en tu 303. En la mayoría de servicios entre empresas, si das un número de IVA intracomunitario válido, el proveedor factura sin IVA y tú aplicas la inversión del sujeto pasivo. Si ya te lo cobró, lo más sencillo es pedirle una factura rectificativa sin IVA.
Cómo ayuda Fiscalm
Parte de estos problemas se arregla con un correo al proveedor si lo detectas el día que llega la factura, y no tres meses después. Fiscalm recoge tus facturas del correo (Gmail) y los movimientos de tus extractos bancarios (Santander, Wise). Las reconoce con IA y las revisa con más de 20 reglas: NIF validado con la AEAT, números de IVA europeos con VIES, campos obligatorios de una factura completa, cálculo del IVA, inversión del sujeto pasivo, gastos de vehículo y duplicados. También casa cada movimiento del banco con su factura y te dice cuáles faltan.
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Fuentes
- BOEReal Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (texto consolidado, BOE)
- BOELey 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (texto consolidado, BOE)
- AEATAEAT: Contenido de las facturas
- AEATAEAT: Tipos de factura y factura simplificada
- AEATAEAT, Manual práctico de IVA 2025: justificantes necesarios para la deducción
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