Plazos de VeriFactu, quién está obligado y multas

Facturas con un programa, con Excel o con una plantilla de Word, y llevas meses leyendo fechas distintas sobre VeriFactu. Quieres saber si tu forma de facturar dejará de ser legal, qué tienes que cambiar y cuándo. Aquí tienes la situación real a 18 de octubre de 2026, con lo que dice el BOE y lo que solo está anunciado.

¿Qué es VeriFactu y a quién afecta?

VeriFactu es el nombre popular del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. No es un programa de Hacienda: es un conjunto de reglas que debe cumplir cualquier software con el que emitas facturas.

El objetivo es que una factura, una vez emitida, no se pueda borrar ni modificar sin dejar rastro. Para eso, el programa genera un registro de cada factura, lo encadena con el anterior mediante una huella (hash) y lo conserva de forma que Hacienda pueda leerlo.

Según las preguntas frecuentes de la AEAT, te afecta si eres empresario o profesional (autónomo, SL u otra sociedad) establecido en España y cumples a la vez estas cuatro condiciones:

1. Usas algún programa para expedir facturas. Si todas tus facturas se hacen a mano, no te afecta.
2. No estás en el SII (Suministro Inmediato de Información), ni obligatoria ni voluntariamente.
3. No tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, que tienen sus propios sistemas forales.
4. No tienes una resolución de la AEAT que te exima de aplicar el reglamento.

¿Desde cuándo es obligatorio VeriFactu?

Hoy, según el BOE, las sociedades deben tener su software adaptado antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados (autónomos incluidos) antes del 1 de julio de 2027. Son las fechas que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que ya había sustituido a las de 2026 del Real Decreto 254/2025.

Pero hay un cambio en camino. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota en la que anuncia que prevé aplazar las obligaciones pendientes del reglamento hasta octubre de 2028. La idea es que coincidan con la factura electrónica obligatoria para empresas y profesionales que facturan hasta 8 millones de euros al año.

Hacienda también ha dicho que los requisitos de fondo (integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros) se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. La fecha puede moverse; el destino, no.

¿Qué diferencia hay entre modo VERI*FACTU y no VERI*FACTU?

Los dos modos son legales; la diferencia es si tu programa envía cada registro a Hacienda en el momento o lo guarda él.

• Modo VERI*FACTU. El programa remite automáticamente a la AEAT el registro de cada factura en cuanto la emites. Tu factura lleva la leyenda "VERI*FACTU" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".
• Modo no VERI*FACTU. El programa no envía nada en el momento. Debe firmar electrónicamente cada registro, guardar también un registro de eventos y conservarlo todo para entregarlo si la AEAT lo requiere.

Para un autónomo o una SL pequeña, el modo VERI*FACTU suele ser el más sencillo, porque no tienes que custodiar registros firmados. Pregunta a tu proveedor qué modalidad usa.

Según la nota informativa de la AEAT, el tiempo que queda hasta la fecha límite funciona como periodo de pruebas: puedes probar un programa en modo VERI*FACTU y seguir facturando con otro sistema hasta que llegue la obligación.

¿Qué cambia en mis facturas?

Cambian dos cosas visibles: un código QR y, en modo VERI*FACTU, una leyenda.

• Código QR. Todas las facturas emitidas con un software adaptado deben llevar un QR con parte de su contenido. Tu cliente puede escanearlo y comprobar la factura en la sede de la AEAT.
• Leyenda. Solo si tu sistema envía los registros a Hacienda, la factura incluye la frase "VERI*FACTU" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".

El resto de requisitos de una factura no cambia. Si quieres repasarlos, lo tienes en cuándo una factura permite deducir el IVA.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Sí, siempre que Excel o Word solo te sirvan para escribir, imprimir y guardar las facturas. Así lo explica la AEAT en sus preguntas frecuentes.

La cosa cambia si usas esa hoja de cálculo para procesar los datos y generar directamente libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otro resultado que uses para tus obligaciones fiscales. El ejemplo de la propia AEAT: un listado de facturas con sumas no te afecta; una macro que genera el libro registro de facturas expedidas convierte tu Excel en un sistema informático de facturación, y entonces debe cumplir el reglamento.

Ten en cuenta dos cosas:

• La AEAT puede comprobar si tu Excel o Word, por las herramientas que usa, funciona en la práctica como un programa de facturación.
• La AEAT ha anunciado que ofrecerá gratis una aplicación básica de facturación para pequeños empresarios y profesionales.

Además, la factura electrónica obligatoria entre empresas (ver más abajo) hará que, cuando llegue, un PDF hecho en Word deje de bastar para tus clientes empresarios.

¿Qué multa hay por usar un software no adaptado?

La multa para el usuario es de 50.000 euros por cada ejercicio. Está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que introdujo la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal.

Castiga tener programas que no cumplen los requisitos y no están certificados debiendo estarlo, o que se han alterado. A quien fabrica o vende software que permite llevar dobles contabilidades, ocultar ventas o alterar registros, la multa es de 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de programa. En la práctica, la certificación del software la hace el fabricante mediante una declaración responsable, así que lo importante para ti es usar un programa que la tenga.

¿Y la factura electrónica obligatoria entre empresas?

Es otra obligación distinta, que viene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), y ya tiene reglamento y calendario. VeriFactu regula cómo tu programa registra las facturas; la factura electrónica B2B regula en qué formato se las envías a otro empresario.

• El reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.
• La cuenta atrás empezó con la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el 6 de octubre.
• Si facturaste más de 8 millones de euros el año anterior, la obligación se aplica 12 meses después: octubre de 2027.
• El resto de empresas y autónomos, 24 meses después: octubre de 2028.

Afecta a las facturas que emites a empresarios y profesionales establecidos en España; las simplificadas quedan fuera, salvo las cualificadas. Además, el cliente tendrá que informar del rechazo o del pago de la factura. Para autónomos personas físicas que facturan hasta 8 millones, esa comunicación de estados será voluntaria durante 12 meses más. La AEAT habilitará una solución pública gratuita para emitir y recibir estas facturas.

Si facturas a clientes de otros países de la UE, esta obligación no cambia las reglas de IVA intracomunitario; las tienes en facturar a clientes de la UE.

Preguntas frecuentes

Cómo ayuda Fiscalm

Fiscalm no emite facturas VeriFactu todavía (la facturación propia con VeriFactu está prevista para 2027) ni presenta impuestos. Lo que hace es ordenar todo lo demás: recoge tus facturas del correo (Gmail) y los movimientos del banco (Santander, Wise), las reconoce con IA y las revisa con más de 20 reglas, entre ellas NIF validado con la AEAT, NIF-IVA europeo con VIES, campos obligatorios, cálculo del IVA, inversión del sujeto pasivo y duplicados. Cada movimiento bancario se casa con su factura y ves en una lista lo que falta.

Con eso tienes un calendario fiscal con importes (303, 111, 115, 130, 349, 202…), un borrador casilla a casilla del modelo 303, libros registro de IVA en formato AEAT, resúmenes del 347 y 349 y un paquete trimestral para tu gestoría, con la lista de documentos del trimestre ya revisada, y avisos por email y Telegram, y pronto en la app de Fiscalm. Estamos en beta privada desde noviembre de 2026, con 20 plazas de fundador y gratis durante la beta.

Fuentes

• BOEReal Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (texto consolidado, BOE)
• BOEReal Decreto 254/2025, de 1 de abril (BOE)
• BOEReal Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
• AEATAEAT: Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
• AEATAEAT: Nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación
• HaciendaMinisterio de Hacienda: nota de 5 de octubre de 2026 sobre la previsión de aplazamiento
• AEATAEAT: Preguntas frecuentes, ámbitos de aplicación
• BOELey 58/2003 General Tributaria, artículo 201 bis (BOE)
• BOEReal Decreto 238/2026, factura electrónica obligatoria entre empresarios (BOE)
• BOEOrden HAC/1028/2026, solución pública de facturación electrónica (BOE)
• AEATAEAT: noticia sobre la facturación electrónica obligatoria (31/03/2026)